Inventário de dados
O primeiro passo é mapear todos os dados que o escritório coleta e processa: dados de clientes, informações processuais, documentos financeiros, comunicações privilegiadas. O inventário identifica onde cada dado reside e quem tem acesso.
Classificação por sensibilidade
Dados devem ser classificados em níveis: público, interno, confidencial e restrito. Informações cobertas por sigilo profissional (advogado-cliente) recebem a classificação mais alta e controles de acesso mais rigorosos.
Políticas de retenção
Cada tipo de dado deve ter um prazo de retenção definido: documentos processuais seguem os prazos prescricionais, dados pessoais de clientes seguem a LGPD, comunicações internas têm prazos mais curtos.
Controle de acesso baseado em funções
O princípio do menor privilégio deve nortear o acesso: sócios acessam todos os dados do escritório, advogados acessam apenas casos sob sua responsabilidade, estagiários têm acesso restrito ao necessário para suas tarefas.
Auditoria e monitoramento
Logs de acesso devem ser mantidos e revisados periodicamente. A IA pode identificar padrões anômalos de acesso que indiquem uso indevido ou comprometimento de credenciais.
Resposta a incidentes
Um plano de resposta a violações de dados deve incluir: identificação do escopo, contenção, notificação à ANPD e aos titulares afetados, e medidas corretivas para evitar recorrência.